Cómo elegir un software para tu clínica o consultorio en Perú

La NTS 139-MINSA/2018 aplica a todos los establecimientos, también a los privados. Un software pensado para Perú debería usar el DNI como número de historia (numeral 4.2.23), traer la lista CIE-10 y marcar cada diagnóstico como presuntivo, definitivo o repetitivo (numeral 4.2.9).

En la demo, pide que registren un paciente con DNI y anoten un diagnóstico. Si el diagnóstico es un campo de texto libre, la historia no está hecha para la norma.

Para la NTS 139, una historia en medios electrónicos solo es "historia clínica electrónica" si está refrendada con firma digital: certificado de una entidad acreditada (como el DNI electrónico) y software de firma acreditado. Sin eso es una historia "informatizada" y conviene seguir imprimiendo y firmando a mano.

Pregunta cómo se firma, con qué certificado y qué pasa con lo firmado: debería quedar inalterable, con las correcciones como adenda.

Una agenda sirve a cualquiera; lo que ahorra tiempo es lo específico. Haz la lista de lo que hoy llevas en papel o Excel y pide verlo en la demo:

• Odontología: odontograma con la NTS 188 (no la 150, derogada), presupuesto por etapas y cuotas.
• Fisioterapia: paquetes de sesiones, control de asistencia y evolución.
• Psicología: tests que se califiquen solos y notas de sesión privadas.
• Estética: fotos de antes y después y control de sesiones del paquete.
• Medicina: triaje, receta numerada y consentimiento informado.

La receta tiene datos obligatorios (el Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos, DS N° 014-2011-SA, los fija en su artículo 56) y los medicamentos que requieren receta especial no se pueden emitir en una receta común. Un buen sistema numera las recetas, autocompleta los medicamentos del petitorio nacional y bloquea los que no corresponden.

Si trabajan dos o más profesionales, la agenda tiene que mostrar a cada uno con sus horarios, evitar que se crucen las citas y dejar que cada quien vea solo lo suyo. Pregunta también si funciona desde el celular, porque la agenda se consulta fuera del consultorio.

En Perú los pacientes contestan WhatsApp, no correos ni SMS. Pregunta tres cosas: si el recordatorio sale solo o hay que mandarlo a mano, desde qué número sale (el de tu clínica o uno genérico del proveedor) y si el paciente puede confirmar o reprogramar desde el mismo mensaje.

La mayoría de pacientes paga con Yape, Plin o efectivo, muchas veces por partes. El sistema debería registrar el cobro con cualquiera de esos métodos, mostrar lo que debe cada paciente y, si trabajas por tratamiento, manejar adelantos y cuotas.

Si ya emites comprobantes electrónicos, pregunta si el sistema los emite desde el mismo cobro o si tendrás que hacerlo en otra plataforma, y cuánto cuesta aparte.

Si tienes cientos de pacientes en Excel o en otro sistema, pasarlos uno por uno es la razón número uno para no cambiar nunca. Pregunta si hay una plantilla para importarlos y si el proveedor lo hace por ti.

Pregunta también lo contrario: si un día te vas, cómo te llevas tus historias. La norma te obliga a conservarlas 20 años y a entregar copia al paciente en 5 días, aunque cambies de sistema.

Desconfía de los precios en dólares que cambian con el tipo de cambio, de los "desde" que no dicen qué incluyen y de los contratos con permanencia. Antes de pagar, deberías poder usarlo con tus propios pacientes durante unas semanas.