En corto
- Recuerda la cita por WhatsApp, no por correo, y el mismo día.
- Pide confirmar con un toque y haz que reprogramar sea igual de fácil que confirmar.
- Un espacio que se libera temprano todavía se puede llenar.
- Los adelantos y los paquetes de sesiones le dan al paciente un motivo más para venir.
- Anota quién falta: así sabes a quién confirmar dos veces.
1. Recuerda la cita por WhatsApp, el mismo día
En Perú, los pacientes leen WhatsApp; un correo o un SMS se pierde. El mejor momento es la mañana del día de la cita: es cuando el paciente organiza su día y decide si va. Un recordatorio una semana antes se olvida.
El mensaje debe decir lo justo: quién atiende, a qué hora, dónde, y qué hacer si no puede ir.
2. Pide que confirme con un toque
Un recordatorio que solo informa no te dice nada. Uno que pide confirmar te dice quién viene y quién no. Si confirmar cuesta escribir, muchos no responden: lo ideal es un botón.
3. Que reprogramar sea tan fácil como confirmar
El paciente que no puede ir y no sabe cómo avisar, simplemente no va. Si avisar y cambiar la hora es fácil, avisa. Para ti la diferencia es enorme: una cita cancelada con tiempo se puede reasignar; una falta sin aviso, no.
4. Llena el espacio que se libera
Ten a mano a los pacientes que quieren adelantar su cita o que están esperando un turno, y escríbeles apenas se libere un espacio. Un espacio liberado por la mañana todavía se puede llenar esa misma tarde.
5. Explica tu política al agendar
Dilo al momento de dar la cita: con cuánta anticipación hay que avisar si no se puede asistir y qué pasa si no se avisa. Un paciente que conoce la regla la respeta más que uno que se entera después. Si cobras por las faltas sin aviso, acuérdalo antes y por escrito.
6. Adelantos y paquetes de sesiones
Muchos consultorios cobran un adelanto para reservar, o venden el tratamiento como un paquete de sesiones. El paciente que ya pagó tiene un motivo más para no faltar, y tú tienes el ingreso asegurado.
7. Anota quién falta
Sin registro, cada falta parece un accidente. Con registro ves si hay pacientes que faltan seguido, horarios que fallan más o un profesional con más inasistencias. Al paciente que ya faltó, confírmale dos veces; y al que faltó hoy, escríbele para reagendar antes de que abandone el tratamiento.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo es mejor enviar el recordatorio de la cita?
La mañana del mismo día de la cita: es cuando el paciente organiza su día. Un recordatorio con muchos días de anticipación se olvida.
¿Es mejor recordar por WhatsApp, SMS o correo?
En Perú, por WhatsApp: es lo que los pacientes leen. Lo ideal es que el mensaje traiga botones para confirmar o reprogramar con un toque.
¿Puedo cobrar a un paciente que no asistió?
Solo si lo acordaste antes y por escrito, y el paciente lo conocía al agendar. Lo más práctico es un adelanto o un paquete de sesiones pagado.
¿Qué hago con un paciente que falta seguido?
Confírmale la cita dos veces, ofrécele horarios que de verdad le acomoden y, si se puede, pídele un adelanto. Y anota sus faltas: sin registro no se ve el patrón.